Edjbens Doeka : “Jadikan Arsip Sebagai Standar Mutu Kinerja OPD”

0

Kota, Top News NTT., Demikian motivasi Kadis Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang Edjbens Doeka kepada para 50 peserta sosialisasi dan Penyuluhan Perka ANRI No.7/2017 di Aula Hotel Ima Kupang pada Penutupan kegiatan dimaksud pada Jumat, 28/6/2019.

Peserta yang terdiri dari 25  pengelola kearsipan  dan 15 sekretaris OPD  dari 25 OPD di lingkup Pemerintahan Kota Kupang ini mengikuti sosialisasi Perka ANRI no.7/2017 selama hari (27-28 Juni 2019) dengan Thema “Sadar Dan Tertib Arsip Bagi Perangkat Daerah.”

Peserta sosialisasi dan penyuluhan Perka ANRI NO.7/2017 saat serius mengikuti arahan instruktur Luisa Pannie

Edjbens berharap dengan sosialisasi ini seluruh arsiparis makin trampil dalam tata kelola arsip di masing-masing OPD semakin sistematis sesuai  standar arsip nasional dalam Perka ANRI no.7/2017. Dan dengan tata kelola arsip yang sistematis maka akan menunjukkan kinerja sebuah OPD. Karena sebuah organisasi kerja dimanapun dan sebesar apapun motor penggerak adalah arsip. Dari tata kelola arsip yang benar akan memperlihatkan jejak rekam sebuah organisasi dari awal yang akan multi fungsi. Sebagai bahan evaluasi baik buruknya kinerja sebuah OPD, jika baik maka akan djadikan sebuah contoh, jika buruk maka akan dievaluasi dna diperbaiki. Tanpa arsip sebuah organisasi nol dalam kinerja.

“Tata kelola arsip yang sistematis akan menunjukkan kinerja sebuah OPD. Maka saya harap dan kita semua berharap sepulang dari sini para peserta bisa praktekkan semua ilmu praktis yang didapat hari ini.” Ujar Edjbens memotivasi dan berharap.

Ia juga ungkapkan rencananya ke depan (dalam waktu dekat) akan selenggarakan lomba Arsiparis terbaik dna teladan dari setiap OPD. Standar penilaiannya adalah Perka ANRI no.7/2017. Unit penilaian adalah sarpras, sdm dan sistem tata kelola arsip yang diterpakan. Dan ketiga unsur penilaian ini predikatnya akan diberikan kepada arsiparisnya. Terbaik dan teladan akan diberi hadiah hiburan sebagai motivasi bagi arsiparis yang lain uang tunai Rp.1 juta rupiah. Karenanya Edjbens memotivasi setiap peserta agar segera lakukan tata kelola arsip yang baik sesuai ilmu yang diperoleh.

Hal ini perlu dilakukan karena dalam penilaiannya bahwa tata kelola Arsip di Kota Kupang buruk sekali. Sehingga dalam kepemimpinannya Edjbens komitmen akan perbaiki sistem yang ada. Sdm, dan sarpras pendukung.
“Gerakan perbaikan Tata Kelola Arsip harus segera dilakukan karena Kota Kupang adalah ibu kota provinsi. Dan selama ini belum dikelola secara baik. Sehingga dalam kepemimpinan saya akan saya lakukan tata kelola arsip yang sesuai standar nasioanal. Saat ini sedang dilakukan penataan di bidang sapras (gedung baru bertingkat tiga) lengkap dengan hard dan soft ware pendukung, sdm sedang dan akan ditingkatkan lagi lewat pelatihan-pelatihan, dan sistem. Sistem sudah ada dan bisa diterapkan dengan benar jika sarpras dan sdm mumpuni dan siap.” Tandasnya secara terpisah kepada media ini.

Emy Luan, ketua panitia dalam laporan penutupannya menjelaskan bahwa kegiatan sosialisasi dan penyuluhan Perka ANRI No.7/2017 yang sudah berlangsung selama dua hari (26-27 Jun 2019) diikuti oleh 50 peserta yang terdiri dari 25 pengelola Kearsipan dan 15 sekretaris OPd dari 25 OPD di lingkup Pemkot Kupang. Dan selama pemberian materi seluruh peserta sangat proaktif mengikuti baik penyampaian materi maupun praktek tata kelola kearsipan yang disampaikan dua instruktur yang adalah arsiparis dilingkup dinas Kearsipan dan Perpustakaab Kota Kupang yaitu Luisa Pannie dan Maria Ero.

“Diharapkan dengan sosialisasi dan penyuluhan ini peserta dapat mempraktekkan seluruh ilmu kearsipan yang sudah di berikan. Dan kedepan bisa diadakan lagi kegiatan seperti ini sehingga makin terampil tenaga pengelola kerarsipan mengelola arsip dimasing-masing OPD.

Salah satu instruktur, Luisa Panie staf pelaksana dan arsiparis pada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Kupang menjelaskan bahwa dalam pelatihan ini peserta diberikan materi secara teori oleh tiga nara sumber dan juga praktek. Dalam praktek ini diajarkan bagaimana melakukan tata kelola arsip dari sejak arsip masuk sampai pada proses penyimpanan. Pemilahan dan klasifikasi arsip Dinamis dan statis. Dan seperti apa dan dimana cara kelola dan simpannya, sehingga menghasilkan sebuah prosedur dan alur yang efisien dan efektif dari segi waktu dan penampilan, sejak dari proses  penyimpanan dan pencarian kembali.
“Dari pelatihan ini diharapkan bisa hasilkan arsiparis yang terampil dalam tata kelola arsip sesuai standar arsip nasioanl.”  Ujar Luisa singkat.■■ Juli br

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *